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湖南省湘潭大学教育基金会档案管理规定

发布时间:2008-06-30   发布者:chenqy   点击量:

  第一章 总 则

  第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《湘潭大学教育基金会章程》,规范发展,保障基金会的合法权益,使基金会的档案管理更加规范,特制定本办法。

  第二条 基金会各类行政收发文件,要统一由办公室备案登记,随时收发,随时登记。

  第三条 年度结束后,所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

  第四条 调阅档案,要严格办理手续,理事长(或委托人)批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时,需持有正式文件或证明材料,经理事长(或委托人)签字同意后,方可查阅。

  第五条 基金会工作人员负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

  第六条 在项目计划完成后,应及时将项目档案进行备份,将项目档案原件归类存放,并按要求年限妥善保管。

  第七条管理人员工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

  第二章 文件材料的收集管理

  第八条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知管理部。

  第九条 凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件),一律由秘书处办公室统一收集管理。

  第十条 由各部门共同参与的活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

  (一)基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后,应将会议的主要文件资料向秘书处办公室办理归档手续;

  (二)本基金会召开会议,由秘书处办公室指定专人将会议材料、声像档案等办理归档手续。

  第三章 归档范围

  第十一条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

  第十二条 相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

  第十三条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。

  第十四条 本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

  第十五条 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

  第十六条 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

  第十七条 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

  第十八条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

  第四章 会计档案管理

  第十九条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

  第二十条 每年形成的会计档案,应当由财务按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

  当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年,期满之后,应当由财务部编制移交清册,移交管理部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

  移交管理部保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,管理部应当会同财务和经办人员共同拆封整理。

  第二十一条 由于会计人员的变动会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

  第二十二条 本办法由湖南省湘潭大学教育基金会负责解释。

  第二十三条 本办法自公布之日起执行。

  

   湖南省湘潭大学教育基金会

   二〇〇八年六月

  

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